상장회사의 주주총회가 다가오면 의결권을 직접 행사하지 못하는 주주들은 대리인을 통해 권리를 행사하는 경우가 많습니다. 이를 ‘의결권 대리행사’라고 하는데요, 간단해 보이지만 몇 가지 유의할 점을 놓치면 법적으로 효력이 없거나 문제가 생길 수 있어 주의가 필요합니다.
먼저 가장 기본적인 것은 위임장 작성입니다. 주주가 직접 총회에 참석하지 않고 대리인을 통해 의결권을 행사하려면 반드시 서면으로 위임장을 작성해야 합니다. 이 위임장에는 주주의 성명, 대리인의 성명, 주식 수, 행사할 의결권 내용 등이 명확하게 기재되어 있어야 하고, 주주의 서명이나 날인이 필요합니다. 단순히 구두로 대리인에게 참석을 부탁했다고 해서 의결권을 행사할 수 있는 건 아닙니다.
두 번째는 대리인 자격 요건입니다. 누구나 대리인이 될 수는 있지만, 회사에 따라 이해충돌 방지를 위해 임직원이나 특정 관계인의 대리행사를 제한하는 경우도 있습니다. 특히 집합투자기구나 기관투자자가 대리행사를 할 경우에는 위탁자나 투자자와의 관계를 명확히 해야 할 필요가 있습니다.
또한 위임장 접수 기한을 반드시 확인하셔야 합니다. 주주총회 당일 현장에서 위임장을 제출할 수도 있지만, 일부 기업은 사전 접수를 요구하거나 특정 기한까지 위임장을 제출해야 유효하다고 명시하고 있습니다. 이 부분을 놓치면 대리권 자체가 무효 처리될 수 있습니다.
의결권 행사 범위도 구체적으로 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 모든 안건에 대해 일괄적으로 찬성 또는 반대하도록 위임할 수도 있고, 특정 안건에 대해서만 행사 권한을 주는 방식도 가능합니다. 위임장에 ‘전권 위임’이라고만 써두고 내용을 생략하면, 대리인이 임의로 판단하게 되어 주주의 의사와 다르게 행사될 위험도 있습니다.
마지막으로, 주주총회 소집공고와 첨부서류를 꼼꼼히 읽는 것도 중요합니다. 대리행사와 관련된 서류 제출 방법이나 필요 서류, 위임장의 양식이 안내돼 있기 때문에 이를 반드시 확인하고 그에 맞게 준비하셔야 합니다.
의결권은 단순한 형식이 아니라, 주주로서 회사 경영에 참여하는 중요한 권리입니다. 직접 참석하지 않더라도 대리인을 통해 의사를 정확히 전달하고, 법적인 효력도 확보하려면 위임과 관련된 절차를 제대로 이해하고 준비하는 것이 필요합니다.
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